Jedes Unternehmen braucht Prozesse zur Verarbeitung von Information. Was früher auf Papier festgehalten wurde, befindet sich heute großteils in den Speichern von Computern. Welche Software kommt zum Einsatz, um diese Informationen zu verarbeiten? Auch wichtig ist die Frage, wo neben den Vorteilen der IT-gestützten Informationsverarbeitung die Herausforderungen liegen, die oft aus Begeisterung für die neuen Möglichkeiten zu wenig berücksichtigt werden.
Verfügbar sind zahlreiche Systeme mit ihren jeweiligen Schwerpunkten.
Beispiel für Unternehmenssoftware
Je nach Größe und Branche kommen verschiedene Typen von Unternehmenssoftware zum Einsatz.
Gerade größere Unternehmen profitieren sehr von einer Lieferantenmanagement Software.
Mit ihr lassen sich alle Lieferanten betreffende Daten organisieren und an einem Ort verwalten. Die Software unterstützt die Kommunikation mit Lieferanten und allen im Unternehmen beteiligten Stellen. Supply Management Software verbessert die Effizienz der Beschaffung und senkt die Kosten. Sie hat also direkte Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis.
Enterprise-Content-Management Systeme
Ihr Ziel ist die Erfassung und Verarbeitung aller im Unternehmen anfallenden Informationen. Im Vergleich zu den traditionellen Papierlösungen ist die Kommunikation im Unternehmen auf diese Weise wesentlich einfacher, schneller und auch billiger.
ECM-Systeme werden in fünf Teile gegliedert.
- Erfassung. Diese muss immer noch zum Teil von Hand durchgeführt werden. Es stehen aber auch automatisierte Möglichkeiten der Eingabe zur Verfügung wie zum Beispiel das Einlesen von Barcodes.
- Verwaltung. Diese kann als der zentrale Teil der fünf angesehen werden. Die Verwaltung wird auch als Management bezeichnet und enthält die Groupware, die für die Zusammenarbeit von Personen und Gruppen im Unternehmen verwendet wird. Ein weiterer Teil ist das Enterprise Process Management. Mit dem Internet wurde die Verwaltung auch um das Management des Web Content erweitert.
- Speicherung. Diese bezieht sich auf die kurzfristige Ablage zur Verwendung. Technisch wird sie mit Datenbanken umgesetzt. Damit stellt sich das Problem der Zugangsberechtigungen. Sie müssen in genau dem erforderlichen Ausmaß gewährt werden, aber nicht darüber hinaus.
- Archivierung. Bei diesem Punkt geht es um die langfristige Aufbewahrung. Sie ist nicht nur für Unternehmenszwecke erforderlich, sondern in vielen Fällen auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben. Die Abstützung auf IT-Lösungen hat gerade in diesem Bereich zu größeren Herausforderungen geführt. Im Vergleich zu Papier haben elektronische Speicher eine nicht sehr lange Lebensdauer und sind eher noch empfindlicher. Darüber hinaus geht es auch um den Zugang zu den abgelegten Daten. Die Protokolle ändern sich und damit ist es durchaus möglich, zwar die Daten archiviert zu haben, aber über keine passenden Lesegeräte oder -programme mehr zu verfügen. [/li]
- Ausgabe. Zu diesen Mitteln gehören Werkzeuge für das Layout und die grafische Gestaltung. Der Punkt umfasst aber auch das Sicherheitsmanagement, weil die Ausgabe klarerweise die Vertraulichkeit von Dokumenten berücksichtigen muss. Auch in diesem Punkt hat die Verwendung von IT für betriebliche Prozesse die Herausforderungen vergrößert. Früher ließen sich Dokumente auf Papier in Safes und Aktenschränken relativ sicher verwahren. Heute sind sie online zugänglich. Das verbessert die Möglichkeiten der Berechtigten wesentlich, vergrößert aber auch die Angriffsfläche für Kriminelle.